Meeting Design – Hype oder der Weg zum perfekten Meeting?

Kommunikation im Raum, Markeninszenierung, Veranstaltungskonzeption | 02. März 2018 | Der WILKENWERKer

Ein Gespräch über Zielsetzungen, Teilnehmer-Involvement und den richtigen Einsatz von Meeting-Methoden.

Tagungen, Konferenzen, Meetings – bei Informations- und Diskussionsformaten hängt der Erfolg nicht nur von den Themen und Inhalten ab, sondern auch von einer perfekten Methodik. Denn die muss stimmen, damit inhaltslastige Veranstaltungen ohne große Inszenierung und Entertainmentprogramm nicht zu trockenen Pflichtterminen werden!
Hier hat sich in den letzten Jahren viel getan. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung haben sich die Instrumente, die wir nutzen können, um Meetings zu gestalten, massiv verändert. So wurden viele Arbeitsweisen, analog zu Tendenzen im Management, von der Software-Entwicklung übernommen – Stichwort Agilität. Die Herausforderung besteht darin, diese Arbeitsweisen und Instrumente richtig zu verstehen und zu nutzen. Denn Meetings wollen gut durchdacht und gestaltet werden. Dabei geht es nicht nur um das Aufsetzen einer Agenda oder den Einsatz von Medien, sondern um die passende Gesamtmethodik, mit der sich die anvisierten Meeting-Ziele bestmöglich erreichen lassen.
Meeting Design ist das Thema der Stunde! Zeit, einen Blick auf die aktuelle Entwicklung in der Branche zu werfen – und das am besten mit einem Insider. Daher haben wir Héctor A. Venegas, Managing Director engaging meetings Ltd. und erfahrener Meeting Designer, zu diesem spannenden Themenkomplex interviewt.

 WILKENWERK: Wie gehst Du an Meetings heran?

Héctor Venegas: Als Meeting Designer habe ich natürlich einen geschärften Blick für alle Formen von menschlichen Zusammenkünften – von großen Veranstaltungen und Tagungen bis zu alltäglichen Arbeitsmeetings. Ich selbst habe zahlreiche Meetings gestaltet, an noch mehr Meetings teilgenommen – und leider auch enorm viele unter irgendeinem Vorwand vorzeitig verlassen…

WW: Keine Veranstaltung ist wie die andere. Und bei Meetings? Wo sind die größten Unterschiede, welche Gemeinsamkeiten gibt es?

HV: Es gibt natürlich ganz unterschiedliche Arten von Meetings – vom Projektmeeting bis zum großen Team-Meeting eines Vertriebs mit mehreren Hundert Teilnehmern. So unterschiedlich Zielgruppe, Ort, Inhalt oder Umfang sein mögen, haben doch alle etwas gemeinsam: Es geht immer darum, am Ende des Tages ein konkretes Meeting-Ziel zu erreichen.

WW: Oft wird aber trotz gelungener Umsetzung diese Zielsetzung nicht ganz getroffen oder – schlimmer noch – sogar verfehlt. Woran kann das liegen?

HV: Hier muss zwischen Planen und Designen unterschieden werden. Denn die Planung, also Organisation und Zeitmanagement, ist ja nur ein Faktor – und noch lange kein Garant für ein gelungenes Meeting. Die ganze organisatorische Arbeit verpufft, wenn die inhaltlichen Ziele nicht erreicht werden. Damit das nicht passiert, muss bereits in der Konzeptionsphase das passende Design ins Spiel kommen. Einige Meeting Designs sind seit Jahren praxiserprobt und inzwischen recht bekannt: Open Space, Barcamp; Worldcafé oder Fishbowl. Diese Methoden eignen sich sehr gut, wenn es darum geht, Teilnehmer aktiv einzubeziehen und an konkreten Frage- oder Aufgabenstellungen zu arbeiten. Außerdem stehen sie alle für Begegnungen auf Augenhöhe und eine weitgehende Hierarchiefreiheit –was dafür sorgt, dass die Hemmschwelle, sich einzubringen, sehr niedrig ist. Doch es gibt noch weitere spannende Ansätze, interaktiv Lösungen zu erarbeiten und gemeinsam anvisierte Ziele zu erreichen – wobei interaktiv nicht zwingend digital bedeutet.

WW: Design Thinking scheint so ein Trend zu sein. Kannst du mehr dazu sagen?

HV: In der Tat. Design Thinking ist eine Problemlösungsmethode. Sie beruht auf der Annahme, dass Aufgaben besser gelöst werden können, wenn Menschen unterschiedlicher Disziplinen in einem kreativen Umfeld zusammenarbeiten. Gemeinsam wird eine konkrete Fragestellung entwickelt, auf deren Basis dann Konzepte entwickelt und in mehreren Durchgängen auf Herz und Nieren geprüft werden. Man orientiert sich am Arbeitsprozess von Designern – einer Kombination und Abfolge von Beobachten, Verstehen, Ideenfindung, Ausführung, Verfeinerung und weitergehendem Lernen. Wie ein Designer erstellt bzw. bastelt man ganz haptisch mit unterschiedlichen Materialien einen „Prototypen“, der den eigenen Ansatz visuell darstellt. Das hilft enorm, Probleme oder Schwächen eines Produkts oder Prozesses schon früh zu erkennen und zu diskutieren. Aber das ist nur ein Trend unter vielen. Natürlich gibt es noch viele weitere Faktoren, die ein Meeting erfolgreicher machen können!

WW: Je aktiver die Einbindung der Teilnehmer, desto wichtiger ist erfahrungsgemäß eine gute Vorbereitung. Damit man zwischen allgemeinen Diskussionen und Arbeitsaufgaben in Kleingruppen nicht den Faden verliert, müssen schon im Vorfeld der Veranstaltung konkrete Zielvorstellungen ausgearbeitet werden. Doch woher kommen die?

HV: Die Zielsetzung einer jeden Konferenz oder Tagung, eines jeden Meetings, setzt sich aus den Zielvorstellungen von drei Stakeholdern zusammen.

  1. Der oder die Meeting Owner: der entscheidende Budget- und meist auch Auftraggeber. Das kann der Vertriebschef sein, der Geschäftsführer, ein Vorstand oder auch mehrere Führungskräfte. Diese beauftragen das Meeting intern und sollten nicht nur die Agenda bestimmen, sondern auch die Ziele definieren.
  2. Der Meeting Planner: die Person oder das Team, das die die Veranstaltung konzipiert, den Ablauf plant und sich um die Organisation kümmert. In der Regel sind das der oder die verantwortliche/n Eventmanager.
  3. Und nicht zuletzt: die Teilnehmer. Die, um die es eigentlich geht!

WW: Der Meeting Planner kann eine Veranstaltung nur erfolgreich planen und durchführen, wenn er sich vorher mit dem Meeting Owner über die Zielsetzung einig ist. In großen Unternehmen mit den dort üblichen Hierarchien ist das nicht immer einfach, aber lösbar. Doch was ist mit den Teilnehmern?

HV: Die werden leider zu oft außer Acht gelassen. Im Hinblick auf die Zielgruppe macht man sich immer noch in erster Linie Gedanken ums Essen und Trinken. Bei dem, worum es eigentlich geht, bleiben die Menschen immer noch zu oft passiv, sind eher Publikum als Teilnehmer. Inhalt und Agenda werden von oben definiert. Aber um die Veranstaltungsziele zu erreichen, müssen alle drei Stakeholder eingebunden sein und an einem Strang ziehen – sonst sind Zeit und Geld schlecht investiert. Wichtige Fragen: Wissen Meeting Owner und Meeting Planner wirklich, was den Teilnehmer bewegt? Identifiziert dieser sich überhaupt mit den Themen des Gastgebers? Oder hat er ganz andere Fragen, die ihn bewegen? Ist er der richtige Adressat? Kann er eine Veränderung herbeiführen? Ganz praktisch: Was ist überhaupt sein Informationsstatus? Hat er sich vorbereitet? Was wird von ihm erwartet und welche Erwartungen hat er selbst an das Meeting?

WW: Wir haben oft den Eindruck, dass eine aktivere Einbeziehung der Teilnehmer nicht gewünscht wird.

HV: Das ist der größte Fehler, den man machen kann. Denn dann verschenkt man nicht nur Geld, sondern auch unglaublich viel Potenzial. Gerade die Live-Kommunikation ermöglicht ja den direkten Austausch zwischen mir und meiner Zielgruppe. Ein gelungenes Meeting gibt mir nicht nur die Möglichkeit, den Teilnehmern gegenüber ein Zeichen zu setzen, dass sie und ihr Beitrag ernst genommen werden. Es hilft mir, Lösungen gemeinsam mit denjenigen zu erarbeiten, die sie umsetzen müssen, und von ihnen und ihren Erfahrungen direkt zu profitieren. Schon der Begriff „Teilnehmer“ impliziert ja eine aktive Tätigkeit. Teil-nahme eben!

WW: Das Gute ist, dass hier allmählich ein Umdenken eingesetzt hat – das merken auch wir. Immer mehr Meeting Owner bzw. Unternehmen möchten weg vom Top-down-Prinzip und hin zu mehr Einbeziehung der Mitarbeiter. Und auch die Teilnehmer wollen mehr, als nur applaudierendes Publikum zu sein. Was kann man denn tun, um sie zu involvieren?

HV: Active Involvement ist einer der Hauptfaktoren einer jeden Veranstaltung, eines jeden Meetings, das wir designen. Nur wirklich Beteiligte werden eine Veränderung herbeiführen oder erfahren. Wenn es um mehr geht als einen Kurzvortrag, dann erfordert jedes Meeting die unmittelbare Einbindung aller Protagonisten. Ihnen muss eine aktive Rolle zuteilwerden. Außerdem sollte die Beteiligung kreativer Art sein, Hirn und Herz gleichermaßen ansprechen. Das erreicht man z.B. durch Ideensammlung, Erfahrungsaustausch oder Brainstorming. Doch diese Phase kann nur brauchbare Lösungen hervorbringen, wenn echtes Co-Creating stattfindet, also die Erfahrungen aller Beteiligten in den Prozess einfließen. Das erfordert allerdings eine gewissenhafte Vorbereitung.

WW: Aber nicht nur seitens Meeting Owner oder Meeting-Planner?

HV: Auch die Teilnehmer müssen vorbereitet sein. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass sie vorab Informationen erhalten haben oder ausreichend Gelegenheit hatten, sich zu informieren. Wer sich nicht einbringen kann (oder möchte), ist in einem zielorientierten Meeting am falschen Platz. Gerade in vielen mittleren und größeren Unternehmen hat sich eine Meeting-Kultur eingeschlichen, die dafür sorgt, dass die Mitarbeiter regelmäßig in Terminen sitzen, ohne einen Beitrag zu leisten oder gar leisten zu können. Wenn man bedenkt, was diese Mitarbeiter pro Stunde verdienen, kann man sich schnell ausrechnen, wie viel Geld hier verbrannt wird und wie viel Frustration bei denen entsteht, die auf diese Weise vom Arbeiten abgehalten werden. Ganz klar: Der Teilnehmerkreis eines Meetings ist von entscheidender Bedeutung!

WW: Was ist dein Resümee: Gibt es ein Patentrezept für das perfekte Meeting?

HV: Schön wär’s! Aber dafür sind die Themen, die Umstände und die Protagonisten zu unterschiedlich. Deshalb kann es leider keine pauschale Allround-Lösung geben, mit der sich jedes Meeting optimal umsetzen lässt. Aber ein paar entscheidende Faktoren können dazu beitragen: klare Zielsetzungen seitens aller drei Stakeholder, ein darauf abgestimmtes, strukturiertes Meeting Design und die aktive Beteiligung der Teilnehmer, also Active Involvement. Wenn diese Dinge ineinandergreifen, dann ist man schon ganz nah dran am perfekten Meeting!