Die Kick-off-Veranstaltung – Aufbruch zu Neuem

Wie wirkliche Begeisterung und nachhaltige Motivation möglich werden.

Die Kick-off-Veranstaltung hebt sich unter den zahlreichen Eventformaten durch ihre positive Aufbruchstimmung hervor. Wird ein neues Team gebildet oder stehen ein neues Projekt, eine neue Kampagne, eine Strategie-Implementierung oder einfach das kommende Geschäftsjahr bevor, versetzt ein Kick-off-Event die Teilnehmer in die Lage, von Anfang an sehr zielgerichtet zu arbeiten.

Kick-off-Meetings nehmen eine zentrale Rolle bei der Planung und Umsetzung eines jeden Projekts ein. Vor allem geht es darum, Führungskräfte und Mitarbeiter auf einen gemeinsamen Informationsstand zu bringen und sie auf das vor ihnen Liegende einzuschwören – zusammengefasst: sie zu befähigen, motiviert Ziele zu erreichen, um so den Erfolg des Unternehmens langfristig zu steigern. In Meetings, Plenumssituationen und Workshops erhalten sie das passende Werkzeug dafür.

Risiko: Das Leuchtturm-Event

Eine Kick-off-Veranstaltung ist, wie der Name schon sagt, nur der Anfang von etwas. Es sollte klar sein, dass ein singuläres Event nicht genügt, um die nachhaltige Motivation zu schaffen, die es braucht, um Unternehmensziele zu verwirklichen. Daher muss neben der Ausrichtung des Auftakt-Events eine langfristige Investition in die interne Unternehmenskommunikation erfolgen. Andernfalls verpufft die Aufbruchstimmung schnell wieder, verwandelt sich im schlimmsten Fall in Enttäuschung und eine daraus resultierende Abwehrhaltung unter den Mitarbeitern. Gerade im sensiblen Bereich Change-Management kann eine Kick-off-Veranstaltung ohne begleitende und nachfolgende Maßnahmen kontraproduktiv wirken.

Chancen und Hilfen: Wie man vermeidet, dass eine Kick-off-Veranstaltung zum Boomerang wird

1. Nachhaltigkeit und Integration
   Eine nachhaltige Identifikation und Motivation der Mitarbeiter erreicht man durch ihre aktive Integration: indem man sie beim Event mitarbeiten lässt und nicht, vor allem bei brisanten Themen, vor vollendete Tatsachen stellt. Im Vorfeld kann man Meinungen, Probleme und Lösungsvorschläge abfragen und diese in das Meeting oder die Workshops integrieren. Die Veranstaltung sollte stets als Impulsgeber für das Projekt und nicht als finale Maßnahme gesehen werden. Wichtig ist, dass das gesamte Team und nicht nur ein Einzelner gestärkt wird. Dazu gehört auch, dass Unternehmensvertreter wie Management und Führungskräfte Interesse an und Präsenz auf der Veranstaltung zeigen.
2. Ziele konkret benennen; Überblick über das Projekt verschaffen
   Oberstes Gebot bei der Planung von Kick-off-Events: Es muss Klarheit über das zu erreichende (Projekt-)Ziel herrschen, da sich aus ihm Teilziele für Führungskräfte und Mitarbeiter ableiten. Nur wer weiß, wohin es geht, kann in die richtige Richtung starten.
3. Unterstützung von außen
   Externe Moderatoren, Referenten oder Keynote Speaker sorgen für Akzeptanz und glaubwürdige, verbindliche Diskussionen. Sie können die Inhalte der Unternehmensvertreter um weitere Blickwinkel ergänzen und objektiv Meinungen kommunizieren, ohne den Eventteilnehmern zu nahe zu treten.
4. Eine externe Location
   Auch wenn damit zusätzliche Kosten verbunden sind, sollte die Wahl auf einen externen Tagungsort fallen. Das Auftaktmeeting erhält so besondere Aufmerksamkeit und holt die Teilnehmer aus ihrem Arbeitsalltag.

Incentivierung und Gemeinschaftsgefühl

Oft werden Kick-off-Veranstaltungen in zwei Programmteile gegliedert: in eine Tagesveranstaltung mit Plenum und Workshops sowie ein Abendevent mit Incentive-Charakter, inklusive Preisverleihung und Ehrungspart. Incentive-Events, Galas und Ehrungen zeigen Mitarbeitern Wertschätzung und geben zum Ausdruck: „Du bist wichtig für unser Unternehmen, unser Produkt, unsere Marke. Wir danken Dir für Deine Arbeit“. Doch wo Licht ist, ist auch Schatten: Während die einen ausgezeichnet werden, schauen die anderen zu. Hier gilt es, Gemeinschaft zu vermitteln statt Gräben zu ziehen! Auch in dem Fall lautet das Rezept, alle Teilnehmer in das Team zu integrieren. So können sich beispielsweise die Eventteilnehmer auf der Veranstaltung gegenseitig auszeichnen bzw. im Vorfeld ihre Team-Helden wählen. Eine authentische Ehrungsveranstaltung, ein Gala-Event, das nicht nur berieselt, kann wirkliche Begeisterung und Identifikation für neue Projekte und das eigene Unternehmen entfachen.

Zusammengefasst kann eine gelungene Kick-off-Veranstaltung Folgendes leisten:

• Schaffen von echtem Gemeinschaftsgefühl
• Steigerung der Unternehmensidentifikation und der Mitarbeiterbindung
• gemeinsam getragenes Verständnis, welches Ziel es zu erreichen gilt
• Verbesserung der Produktivität dank konkreter Aufgabenübersicht
• erfolgreiche Zielerreichung durch direkte Kommunikation
• authentische Wertschätzung und Mitarbeitermotivation
• Emotionalisierung des Unternehmens, der Marke

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