Eventplanung leicht gemacht

Eventmarketing, Eventplanung | 21. Juli 2015 | wilkenwerk

Herausforderungen und Hilfestellungen.

Events sind komplexe Projekte – die genau geplant, gut durchdacht und perfekt durchgeführt sein wollen. Eine nationale oder internationale Firmenveranstaltung zu planen und zu organisieren, klingt erst mal nach einer Mammutaufgabe. Es gilt, ausgefallene Ideen zu finden, ein passendes Eventkonzept zu erstellen und die Veranstaltung inhaltlich zu füllen. Ganz zu schweigen von Umsetzung und Logistik. Neben all dem haben Unternehmen bzw. Verantwortliche auf Unternehmensseite bei der Eventplanung immer stärker mit Budgetkürzungen, Zeitdruck und Kapazitätenknappheit zu kämpfen – einmal fixe Kostenrahmen müssen absolut eingehalten werden.

All das ist machbar. Mit einem starken Partner!

Ein erfahrener Agenturpartner wie WILKENWERK kann vorausschauend und verlässlich in den Bereichen Konzeption, Kreation, Dramaturgie, Marken-Architektur, Planung, Organisation und Projektmanagement unterstützen – auch über Ländergrenzen hinaus. Was es dafür braucht, sind ein ausführliches Briefing und ein partnerschaftlicher Kontakt zwischen Kunden und Agentur. So können kreative, unkonventionelle und außergewöhnliche Marketing-Events kreiert werden, ergänzt um die passende inhaltliche Strategie und eine umfassende Beratung. Mit einem verlässlichen Partner lassen sich Deadlines sicher einhalten – auch bei kurzfristig angesetzten Veranstaltungen.

Budgettreue und hoch gesteckte Ziele schließen sich nicht aus.

Wichtig ist eine mehrwertgetriebene Eventplanung, bei der es nicht nur darum geht, Live-Kommunikation als gewinnbringendes Marketing-Tool einzusetzen, sondern mit passgenauem und effizientem Eventmanagement auch einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Was am Ende bedeutet: Der Auftraggeber spart Geld und kann sich um das Kerngeschäft kümmern. Natürlich steht im Zentrum immer das Ziel, Teilnehmern und Besuchern einen konkreten Nutzen zu verschaffen und ein einzigartiges Erlebnis zu bieten. Wir meinen: Wägt man Kosten und Nutzen transparent ab, lassen sich gemeinsam die festgesetzten Ziele innerhalb des vorgegebenen Budgetrahmens erreichen!

Schritt für Schritt durch den Event-Dschungel

Bei der scheinbaren Mammutaufgabe Großveranstaltung kann man schon mal den Überblick verlieren. Daher hat es sich bewährt, bei der Eventplanung in Teilschritten zu arbeiten. Fangen wir ganz einfach an: Events sind Projekte, die einen Anfang, ein Ende und unterschiedliche Zwischenschritte haben. Sei es in Bezug auf die Eventkonzeption, die Kommunikation oder die gesamte Organisation und Umsetzung – unsere Herangehensweise bei WILKENWERK besteht darin, das komplexe Projekt in mehrere Phasen und diese in überschaubare Einzelschritte einzuteilen, um das Event zielgerecht zu organisieren:

  • Initialisierungsphase
  • Konzeptionsphase
  • Umsetzungsphase
  • Projektphase
  • Nachbereitungsphase

Um die einzelnen Schritte für jede Phase genau planen zu können und immer wieder aufs Neue den Bedürfnissen von Unternehmen und ihren Mitarbeitern, Kunden oder Vertriebspartnern gerecht zu werden, stellen wir vorab erst einmal viele Fragen, wie zum Beispiel:

  • Welche Art von Event wollen Sie durchführen? Eine Produkteinführung, ein Vertriebsevent, eine Kick-off-Veranstaltung?
  • Zu welchem Zweck und mit welchem Ziel soll das Event veranstaltet werden?
  • Wer ist Ihre Zielgruppe? Kunden, Mitarbeiter, Vertriebspartner?
  • In welchem Zeitraum soll Ihr Event stattfinden? Gilt es, eine eintägige oder mehrtägige Veranstaltung auszurichten?
  • An welchem Ort sehen Sie Ihre Veranstaltung? Haben Sie außerdem bestimmte Locations oder ein Hotel im Hinterkopf?
  • Gibt es bereits ein Event-Motto?
  • Wie sind Ihre Vorstellungen in Bezug auf das Budget?

Über die Jahre haben wir eine interne Checkliste für Veranstaltungen aufgesetzt – hier sind die oben aufgeführten Fragen und weitere zusammenfasst. Die einzelnen Prozess-Steps haben wir im Laufe der Zeit erfolgreich standardisiert. Somit können wir effizient auf die Inhalte zurückgreifen und die Checkliste individuell für jedes Event anpassen.

Sie könnten auch einen erfahrenen Partner für ihre nächste Veranstaltung gebrauchen? Dann lassen Sie uns gemeinsam die Planung angehen! Eine Übersicht über einige unserer erfolgreich durchgeführten Events finden Sie hier.

Auch bei bester Planung: ohne Konzept kein Event. Mehr zum spannenden Thema Veranstaltungskonzeption erfahren Sie hier.