DSGVO und Teilnehmermanagement

Inszenierung, Kommunikation im Raum, Markeninszenierung, Tipps und Checklisten | 23. Mai 2018 | wilkenwerk

Ein bürokratisches Gespenst geht um in der EU. Die DSGVO betrifft auch die Live-Kommunikation, denn längst geht hier nichts mehr ohne digitale Daten. Deshalb müssen viele altbewährte Prozesse hinterfragt, angepasst und aktualisiert werden.

Das betrifft vor allem Teilnehmerdaten. Teilnehmermanagement-Tools müssen überprüft werden, ob sie den strengen Richtlinien genügen. Sind die Daten einmal da und korrekt über das Double Opt-In erhoben, müssen sie regelmäßig überprüft werden. Denn das Speichern auf Ewigkeit geht nicht mehr. Daten, die nicht mehr gebraucht werden müssen routinemäßig gelöscht werden.

Wichtig ist dabei natürlich für Sie, als Veranstalter, dass Ihre Agenturen und Dienstleister sehr sorgfältig die DSGVO anwenden. Da wir schon das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sehr penibel angewandt haben, sind die Anpassungen bei uns überschaubar.

Bei Online-Anmeldungen zu einer Tagung oder einem Event muss der Veranstalter  über die Datenverwendung informieren, also darüber, welche Daten erhoben werden, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage die Daten verarbeitet werden und wie lange die Daten aufbewahrt werden. Diese Information kann entweder in einem eigenen Datenschutzdokument für die Event-Anmeldung oder in der allgemeinen Datenschutzinformation für die Anmelde-Webseite erfolgen. Eine ausdrückliche Zustimmung des Anmeldenden zur Datenschutzinformation ist dabei nicht erforderlich.